A la hora de redactar un correo electrónico (e-mail, aún no es aprobado por la Real Academia Española) frecuentemente se genera un efecto inesperado: proporcionamos al destinatario más o menos información de la que creemos.
Como en todos los mensajes escritos, el objetivo es emitir información de manera autónoma y precisa. No obstante, muchas veces no se cumple este cometido.
Una forma sencilla de comprobar la efectividad de nuestro mensaje es, simplemente, que no se necesite un envío complementario ni una llamada para aclararlo.
En este tipo de texto, como en todos, la mejor redacción se logra si se cumplen cuatro etapas:
- Planificación: Definir las ideas principales.
- Redacción: Dividir estas ideas en párrafos
- Edición: Revisar la exactitud conceptual y claridad.
- Corrección: Revisar ortografía y orden da las palabras.
Ejemplo de redacción de correo eletrónico:
Buenas tardes, Fernando:
Me comunico con usted para informarle que el próximo viernes en la mañana
tengo disponibilidad, desde las 9:30, para una eventual reunión a fin de
profundizar acerca del taller de redacción.
Quedo a su disposición, ya sea
ese día o en algún otro momento. Mientras tanto, continúo el trabajo para
ajustar la propuesta.
Saludos cordiales.
Martín Acuña
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Siempre es importante que el texto presente un tema central y divisiones por subtemas en sus párrafos. Revisemos esa fragmentación en el siguiente texto.
- Párrafo 1:
Saludo. También puede ser encabezado con fórmulas de cortesía, como:
“Estimado:”; “A quien corresponda:”; “Buenos días/tardes, Nombre:”, siempre seguido de dos puntos (:).
- Párrafo
2:
Mensaje central: En este caso, comunicación de disponibilidad para una
reunión. Si es necesario, se puede escribir más de un tema para desarrollar las ideas.
- Párrafo
3:
Fórmula de cortesía ("quedo a su disposición", en este caso; también puede ser cualquier expresión que denote disponibilidad: "Ante cualquier consulta, estoy a sus órdenes; "en caso de ser necesario no dude en consultarme", etc ) y actualización sobre el tema tratado (contexto).
- Párrafo
4:
Despedida.
- Frase
final:
Firma
Esta simple revisión permite asegurar el primer objetivo: un texto que no se extienda más de lo necesario, no reitere ideas y presente claramente el tema que lo motiva. Además, una expresión que respete las formalidades de este tipo de texto.
Una vez que nos aseguramos de cumplir con nuestro objetivo, es interesante apreciar algunas acciones para perfeccionar el contenido elaborado. Al margen de las características del estilo de cada
redactor, en todo caso, es fundamental:
- Mantener la cordialidad.
- Dividir los temas por párrafos.
- Asegurar uniformidad de estilo (si empezamos con
un trato formal, debe mantenerse).
- Formular un texto genere el efecto deseado
(acción, respuesta o lo que se requiera).
- Revisar la ortografía.
En definitiva,
quedaron planteadas recomendaciones en cuanto a la forma y el contenido de nuestro mensaje, a fin de contribuir con la formulación de textos que cumplan con su objetivo y evidencien una redacción cuidada por parte de su emisor.
Lectura recomendada:
Cómo escribir correctamente (blog)
Del correo postal al correo electrónico
