martes, 16 de mayo de 2017

Cómo redactar mejor correos electrónicos



A la hora de redactar un correo electrónico (e-mail, aún no es aprobado por la Real Academia Española) frecuentemente se genera un efecto inesperado: proporcionamos al destinatario más o menos información de la que creemos.

Como en todos los mensajes escritos, el objetivo es emitir información de manera autónoma y precisa. No obstante, muchas veces no se cumple este cometido.

Una forma sencilla de comprobar la efectividad de nuestro mensaje es, simplemente, que no se necesite un envío complementario ni una llamada para aclararlo.

En este tipo de texto, como en todos, la mejor redacción se logra si se cumplen cuatro etapas:

  • Planificación: Definir las ideas principales. 
  • Redacción: Dividir estas ideas en párrafos 
  • Edición: Revisar la exactitud conceptual y claridad. 
  • Corrección: Revisar ortografía y orden da las palabras.
Ejemplo de redacción de correo eletrónico:


Buenas tardes, Fernando:

                                  Me comunico con usted para informarle que el próximo viernes en la mañana tengo disponibilidad, desde las 9:30, para una eventual reunión a fin de profundizar acerca del taller de redacción.
                                 Quedo a su disposición, ya sea ese día o en algún otro momento. Mientras tanto, continúo el trabajo para ajustar la propuesta.

                                    Saludos cordiales.

                                                                              Martín Acuña


Siempre es importante que el texto presente un tema central y divisiones por subtemas en sus párrafos. Revisemos esa fragmentación en el siguiente texto.
  • Párrafo 1: 
    Saludo. También puede ser encabezado con fórmulas de cortesía, como:
    “Estimado:”; “A quien corresponda:”; “Buenos días/tardes, Nombre:”, siempre seguido de dos puntos (:).

  • Párrafo 2: 
    Mensaje central: En este caso, comunicación de disponibilidad para una reunión. Si es necesario, se puede escribir más de un tema para desarrollar las ideas.

  • Párrafo 3: 
    Fórmula de cortesía ("quedo a su disposición", en este caso; también puede ser cualquier expresión que denote disponibilidad: "Ante cualquier consulta, estoy a sus órdenes; "en caso de ser necesario no dude en consultarme", etc ) y actualización sobre el tema tratado (contexto).

  • Párrafo 4:   
    Despedida.

  • Frase final:  
    Firma
Esta simple revisión permite asegurar el primer objetivo: un texto que no se extienda más de lo necesario, no reitere ideas y presente claramente el tema que lo motiva. Además, una expresión que respete las formalidades de este tipo de texto.

Una vez que nos aseguramos de cumplir con nuestro objetivo, es interesante apreciar algunas acciones para perfeccionar el contenido elaborado. Al margen de las características del estilo de cada redactor, en todo caso, es fundamental:
  • Mantener la cordialidad.
  • Dividir los temas por párrafos.
  • Asegurar uniformidad de estilo (si empezamos con un trato formal, debe mantenerse).
  • Formular un texto genere el efecto deseado (acción, respuesta o lo que se requiera).
  • Revisar la ortografía.
En definitiva, quedaron planteadas recomendaciones en cuanto a la forma y el contenido de nuestro mensaje, a fin de contribuir con la formulación de textos que cumplan con su objetivo y evidencien una redacción cuidada por parte de su emisor.

Lectura recomendada:

Cómo escribir correctamente (blog)
Del correo postal al correo electrónico

4 comentarios:

  1. Si todos siguieran esas simples reglas...

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Buenas, Gabriela:

      ¿Continúo tu reflexión? "Si todos siguieran esas simples reglas, probablemente leeríamos correos electrónicos con menos probelmas de redacción ...", al menos esa es la pretensión por la que fue redactada la entrada.

      Eres muy amable por comentar.

      Eliminar
  2. "Buenas tardes, Fernando:" contiene una coma que se usa para decir la frase, pero no debería escribirse.

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Buenas tardes, Jorge:

      Agradezco mucho su atención y la gentileza de escribir. Respecto a su comentario, es oportuno para señalar la importancia de la coma en este caso. Tal como encabecé este mensaje ("Buenas tardes, Carlos"), la coma debe aparecer en los casos en que se separa un saludo de un vocativo. El vocativo es, en la oportunidad, su nombre propio.

      Diferente sería el caso si encabezara el mensaje con una expresión como "Estimado Jorge", ya que entonces no habría saludo y vocativo, sino solo vocativo y este se separa del resto del texto con dos puntos.

      En definitiva, formulaciones como las siguientes:
      Buenas tardes, Carlos.
      Estimado Carlos.

      Coinciden en que sirven para encabezar un texto con formato de carta, útil para correos electrónicos, pero difieren en que en el primer caso se saluda y se utilizar el vocativo y en el segundo, solo se utiliza el vocativo. En esa diferencia de estructuras radica el motivo para usar o no la coma.

      La Fundéu se expresó al respecto en un vínculo que adjunto (http://www.fundeu.es/recomendacion/vocativos-entre-comas), donde especifica una explicación en el mismo sentido que aquí se expresa.

      Espero que la regla haya sido detallada con claridad, muchísimas gracias, nuevamente, por su atención.

      Eliminar